Outsourcing marketingu czy etat — co bardziej opłaca się w MŚP

Co tak naprawdę porównujesz

Zanim porównasz etat i outsourcing, warto doprecyzować jedno: nie porównujesz wyłącznie „osoby” z „zewnętrzną firmą”. Porównujesz dwa różne modele organizacji pracy.

W uproszczeniu:

• etat oznacza budowanie kompetencji wewnątrz firmy,
• outsourcing oznacza wydzielenie określonych funkcji i przekazanie ich do realizacji zewnętrznemu podmiotowi.

Taki sens outsourcingu dobrze oddaje definicja Państwowej Inspekcji Pracy: chodzi o wydzielenie realizowanych funkcji ze struktury przedsiębiorstwa i przekazanie ich innemu podmiotowi. W praktyce biznesowej marketing jest jednym z najczęściej delegowanych obszarów, bo łączy strategię, wykonanie, analitykę, technologię i bieżącą koordynację.

Jeśli dopiero układasz temat od zera, zacznij też od artykułu Outsourcing marketingu dla firm — kiedy ma sens i jak działa.

Kiedy etat marketera ma sens

Etat zwykle wygrywa wtedy, gdy firma ma już dość stabilną strukturę, powtarzalny proces sprzedaży i wystarczająco dużo pracy marketingowej, by jedna osoba miała czym zarządzać każdego dnia. To ważne, bo etat nie rozwiązuje sam z siebie problemu kompetencji — daje za to większą dostępność, krótszą ścieżkę komunikacji i mocniejsze osadzenie w realiach firmy.

Etat zwykle ma sens, gdy:

• firma ma stały wolumen działań marketingowych przez cały miesiąc,
• ktoś wewnątrz organizacji potrafi dobrze wdrożyć, prowadzić i rozliczać marketera,
• marketing jest ściśle związany z codzienną pracą handlu, operacji i obsługi klienta,
• potrzebujesz osoby dostępnej „tu i teraz” do szybkich decyzji wewnętrznych,
• masz już budżet nie tylko na wynagrodzenie, ale też na narzędzia, proces i rozwój.

Etat bywa dobrym wyborem szczególnie wtedy, gdy:

Twoja firma ma już poukładane cele, oferty, priorytety i proces decyzyjny. W takim środowisku marketer na etacie nie zaczyna od gaszenia pożarów, tylko od dowożenia planu. To ogromna różnica.

Problem pojawia się wtedy, gdy właściciel firmy zatrudnia marketera „na ratunek”, ale nie ma jeszcze:

• jasno określonych priorytetów,
• uporządkowanej oferty,
• sprawnego procesu sprzedaży,
• spójnego pomiaru leadów i wyników.

Wtedy etat często staje się kosztownym środkiem na chaos, a nie sposobem na wzrost. Jeśli brzmi to znajomo, przeczytaj też jak uporządkować marketing bez budowania działu.

Kiedy outsourcing marketingu ma sens

Outsourcing wygrywa tam, gdzie firma potrzebuje efektu i odpowiedzialności, ale nie chce lub nie może budować całego zaplecza wewnętrznego. To szczególnie częsty scenariusz w MŚP: potrzeby są już realne, ale jeszcze nie na tyle stabilne, by uzasadnić etat, rekrutację, onboarding i rozwój pełnego stanowiska.

Outsourcing zwykle ma sens, gdy:

• potrzebujesz kilku kompetencji jednocześnie, a nie jednej osoby od wszystkiego,
• firma nie ma czasu na długą rekrutację i wdrożenie,
• chcesz delegować wykonanie bez utraty kontroli nad wynikiem,
• masz nieregularne lub zmienne potrzeby miesięczne,
• potrzebujesz połączenia marketingu, treści, analityki i techniki,
• bardziej zależy Ci na wdrożeniach niż na „obecności stanowiska” w firmie.

To dobrze pasuje do obecnego modelu MMarketing, gdzie można delegować marketing i technikę w jednym, elastycznym modelu współpracy: od SEO i kampanii, przez social media, po wsparcie techniczne i rozwój strony lub sklepu. Jeśli chcesz zobaczyć ten model szerzej, przejdź do strony Poznaj MMarketing Outsourcing.

Największa przewaga outsourcingu w MŚP

Nie chodzi wyłącznie o koszt. Największą przewagą outsourcingu jest zwykle skrócenie drogi od problemu do wdrożenia. Zamiast najpierw zbudować stanowisko, potem wdrożyć osobę, potem dokupić narzędzia i dopiero później diagnozować problem, firma może od razu przejść do realizacji działań i priorytetów.

To szczególnie ważne, gdy problem nie dotyczy jednego kanału, ale całego układu: strony, kampanii, SEO, treści, formularzy i analityki. W takim przypadku jeden etat bardzo często nie wystarczy.

Koszt całkowity: nie tylko pensja albo abonament

Najczęstszy błąd w porównaniu etatu z outsourcingiem polega na zestawieniu samej pensji z samą fakturą. To porównanie jest zbyt płytkie.

Przy etacie realny koszt obejmuje zwykle:

• wynagrodzenie brutto,
• pozapłacowe koszty pracy po stronie pracodawcy,
• czas rekrutacji, onboardingu i zarządzania,
• narzędzia, dostęp do systemów i szkolenia,
• ryzyko nietrafionej rekrutacji lub rotacji.

To nie jest teoria. Zarówno dane Eurostatu, jak i publikacje GUS pokazują, że koszt pracy składa się nie tylko z wynagrodzenia, lecz także z kosztów pozapłacowych po stronie pracodawcy. Dlatego porównując etat z outsourcingiem, nie warto patrzeć wyłącznie na „kwotę na rękę” czy samą pensję brutto.

Przy outsourcingu realny koszt obejmuje zwykle:

• zakres odpowiedzialności i wykonania,
• dostęp do kilku kompetencji zamiast jednej,
• mniejszy koszt wejścia i większą elastyczność,
• krótszy czas od diagnozy do wdrożenia,
• mniejszy ciężar organizacyjny po stronie firmy.

Dlatego lepsze pytanie nie brzmi: „co jest tańsze?”, tylko: który model daje sensowniejszy koszt w relacji do etapu firmy, tempa wdrożeń i poziomu odpowiedzialności.

Kiedy etat może być ekonomicznie lepszy

Gdy naprawdę masz pełne obłożenie dla tej roli, potrafisz dobrze tą rolą zarządzać i nie potrzebujesz równolegle wielu kompetencji specjalistycznych. Wtedy wewnętrzny marketer bywa najbardziej opłacalnym rozwiązaniem.

Kiedy outsourcing może być ekonomicznie lepszy

Gdy firma potrzebuje efektu w kilku obszarach naraz, ale nie ma jeszcze skali na kilka etatów lub na jednego seniora z bardzo szerokim zakresem. W takim przypadku elastyczny model zewnętrzny bywa po prostu rozsądniejszy.

Tempo wdrożeń i elastyczność

Właściciele firm często nie doceniają tego kryterium. A to właśnie ono bywa decydujące.

Etat daje:

• bieżącą dostępność,
• większą znajomość firmy „od środka”,
• łatwość szybkich konsultacji wewnętrznych.

Outsourcing daje:

• większą elastyczność zakresu działań,
• możliwość szybkiego uruchomienia kilku obszarów naraz,
• łatwiejsze dopasowanie modelu do zmiennego obciążenia,
• mniej ryzyka, gdy potrzeby firmy jeszcze się klarują.

W praktyce MŚP bardzo często nie potrzebuje „człowieka od marketingu” przez 160 godzin miesięcznie. Potrzebuje za to dobrze ustawionych priorytetów, porządku w działaniach, sensownych wdrożeń i kontroli nad tym, co naprawdę wpływa na leady lub sprzedaż.

Jeśli Twoja firma działa w ten sposób, bardziej trafnym wyborem może być model zadaniowy lub pakietowy niż pełny etat. Zobacz pakiety outsourcingowe i porównaj je z utrzymywaniem stanowiska wewnątrz firmy.

Kontrola, odpowiedzialność i ryzyko

Jednym z powodów, dla których firmy wybierają etat, jest poczucie większej kontroli. I częściowo to prawda — wewnętrzna osoba jest bliżej firmy, procesów i codziennych decyzji. Ale kontrola nie bierze się wyłącznie z tego, czy ktoś jest na liście płac. Bierze się z procesu, zakresu odpowiedzialności, sposobu raportowania i jakości komunikacji.

Dobrze zorganizowany outsourcing może dawać bardzo wysoki poziom kontroli, jeśli od początku wiadomo:

• kto za co odpowiada,
• jakie są priorytety na dany miesiąc lub kwartał,
• jak wygląda raportowanie,
• jakie decyzje wymagają akceptacji klienta,
• jak mierzone są efekty.

Na poziomie usług MMarketing ten model jest widoczny szczególnie w obszarach, gdzie firmy chcą delegować działania bez utraty kontroli nad wynikiem — np. w outsourcingu kampanii PPC albo w outsourcingu social media.

Jeśli obawiasz się, że outsourcing oznacza chaos lub utratę wpływu, przeczytaj też jak kontrolować zewnętrzny marketing bez mikrozarządzania.

Najczęstsze błędy przy wyborze modelu

1. Zatrudnianie etatu na ratunek

Firma nie ma strategii, priorytetów, procesu sprzedaży ani porządku w danych — ale zakłada, że jedna osoba to naprawi. W praktyce taka rola szybko zamienia się w miks bieżączki, improwizacji i frustracji po obu stronach.

2. Zlecanie outsourcingu bez celu i odpowiedzialności

Jeśli firma nie wie, czego naprawdę oczekuje, nie zdefiniuje odpowiedzialności i nie potrafi podejmować decyzji po swojej stronie, outsourcing też nie będzie działał dobrze. Zewnętrzny partner nie zastąpi całej decyzyjności biznesowej właściciela.

3. Porównywanie tylko ceny

Tani etat i tani outsourcing mogą być równie drogie, jeśli nie dowożą efektu. Najdroższy jest model, który zajmuje czas, zużywa budżet i nie rozwiązuje właściwego problemu.

4. Oczekiwanie jednej osoby „od wszystkiego”

W wielu MŚP realna potrzeba obejmuje jednocześnie SEO, treści, kampanie, analitykę, stronę i bieżące wdrożenia. Jeden marketer rzadko będzie mocny we wszystkich tych obszarach. Jeśli firma tego nie uwzględni, bardzo szybko pojawia się wąskie gardło.

5. Brak spojrzenia na etap firmy

Model współpracy powinien pasować do etapu rozwoju, nie do ambicji „jak robią więksi”. To, co działa w firmie z ułożonym działem sprzedaży i marketingu, niekoniecznie działa w małej organizacji, która nadal walczy o powtarzalność leadów.

Jak podjąć dobrą decyzję w praktyce

Najprościej sprawdzić to przez pięć pytań:

1. Czy masz stałe obłożenie dla jednej osoby przez cały miesiąc?
2. Czy wiesz dokładnie, jakie cele i zadania ma realizować?
3. Czy potrzebujesz jednej kompetencji czy kilku naraz?
4. Czy masz po swojej stronie czas i proces, by taką osobą zarządzać?
5. Czy ważniejsze jest dla Ciebie budowanie stanowiska, czy szybkie wdrożenie działań?

Jeśli na większość tych pytań odpowiadasz „nie wiem jeszcze” albo „to zależy”, bardzo możliwe, że etat jest dziś za wcześnie, a lepszym pierwszym krokiem będzie elastyczny model zewnętrzny.

Jeśli natomiast masz już stabilny proces, poukładane KPI, jasny zakres roli i realne obłożenie, etat może być logicznym kolejnym krokiem.

Powiązane artykuły

• Outsourcing marketingu dla firm — kiedy ma sens i jak działa
• Jak uporządkować marketing bez budowania działu
• 10 sygnałów, że Twoja firma potrzebuje outsourcingu marketingu
• Jak kontrolować zewnętrzny marketing bez mikrozarządzania

FAQ

Czy outsourcing marketingu jest tańszy niż etat?

Nie zawsze. Bywa tańszy, gdy firma potrzebuje kilku kompetencji naraz, nie ma pełnego obłożenia na etat albo chce szybciej przejść do wdrożeń. Etat może być bardziej opłacalny, gdy rola jest dobrze zdefiniowana i stale obciążona pracą.

Czy etat daje większą kontrolę?

Zwykle daje większą dostępność wewnętrzną, ale realna kontrola zależy od procesu, odpowiedzialności, KPI i raportowania. Dobrze zorganizowany outsourcing też może dawać bardzo wysoki poziom kontroli.

Czy jedna osoba na etacie wystarczy, żeby ogarnąć cały marketing?

To zależy od skali i złożoności firmy. W wielu MŚP potrzeby obejmują jednocześnie SEO, kampanie, treści, analitykę i technikę strony, więc jedna osoba może nie pokryć całego zakresu na odpowiednim poziomie.

Kiedy nie warto jeszcze zatrudniać marketera?

Gdy firma nie ma jasnych priorytetów, nie mierzy efektów, nie ma uporządkowanej oferty lub nie potrafi zarządzać taką rolą. Wtedy etat często przejmuje chaos zamiast go rozwiązać.

Kiedy outsourcing marketingu nie będzie dobrym wyborem?

Gdy firma oczekuje pełnej decyzyjności po stronie wykonawcy, nie potrafi ustalać priorytetów albo potrzebuje codziennej, stałej obecności jednej osoby wewnątrz zespołu. W takich warunkach lepiej może działać model in-house.

Źródła

• • Państwowa Inspekcja Pracy — outsourcing a praca tymczasowa
  • GUS — koszty pracy w Polsce rosną
  • GUS — pracujący, zatrudnieni, wynagrodzenia, koszty pracy